Teknolojinin hayatımıza kattığı yeniliklerden birisi de e-posta kullanımı oldu. Bu yazıda teknik olarak değil ancak genel kurallar anlamında e-posta yazarken yapılan 9 temel iletişim hatasından söz edeceğiz:

1.Posta Atmak İçin E-posta Mesajı Yazmak

Eposta mesajı ile günlük rutin işlerinizi, raporlamalarınızı, hatırlatmalarınızı, standart mesajlarınızı iletebilirsiniz ancak yanlış giden bir şeyler varsa bunu düzeltmek, bir eylem veya davranışı eleştirmek, uyarılarda bulunmak için e-posta mesajlarını kullanmak iyi bir yöntem olmayabilir. Özellikle yazılı metinlerde ifade gücünüzün yüksek olmadığına inanıyorsanız veya geçmişte yazdığınız e-postalarla ilgili olarak ‘yanlış anlaşılmak’ gibi şikâyetleriniz olduysa bu tür tepki mesajlarını e-posta ile değil telefonla veya yüz yüze iletmeye çalışın. Aynı sözcükleri kullansanız bile sözlü iletişimde gerilim daha az olacak, taraflar birbirinin tepkilerini görerek daha dikkatli bir iletişim yolu açacaklarıdır.

 

2.Sorumluluktan Kaçmak veya Kendini Kurtarmak İçin E-posta Atmak

Bir konudaki sorumluluğunuzu başka birisine yüklemeye yönelik olarak, sadece ileride ‘ ben bu konuda falanca kişiye şöyle bir mesaj atmıştım’ demek için e-posta göndermeyin. Bu tür e-postalar alıcılarda ellerine fitili çekilmiş bir bomba tutuşturmuşsunuz hissi yaratarak size duyduğu güveni azaltacaktır.

 

3.Belirsiz, Karışık ve Sıralaması Hatalı Mesajlar Göndermek

Gönderdiğiniz mesajların açık, anlaşılır, kısa, öz ve doğru bir sıralamaya sahip olduğundan emin olun. Bir konu hakkında ne yapılması gerektiğini anlatacaksanız, bunu en kestirme, en dolambaçsız yoldan yapın. Acil veya çok önemli bir uyarınız varsa bunu en başa yazın. Yazılı ifade gücünüze güvenmiyorsanız, önemli olan konular için ‘Bu Önemli’ veya acil olanlar için ‘Bu Acil’ gibi uyarılarda bulunun.

 

4.Kurumsal Ciddiyeti Bozuyor Diye Merhabalaşmayı Kesmek

Çok sık yazıştığınız kişilerin sürekli olarak hal ve hatırını sormak gerekli olmasa da mesajınızın başında ‘Merhaba’, sonunda da ‘İyi günler’ demek karşınızdaki kişinin iyi hissetmesini sağlayacaktır. Eğer sadece işiniz düştüğünde ‘merhaba’ diyor ve hal hatır soruyor, diğer durumlarda konuya bodoslama giriyorsanız, hiç selamlaşmamanın bile şu an yaptığınızdan daha iyi olacağından emin olabilirsiniz.

 

5.‘Önceki E-postaya Bak’ Türünden Mesajlar Yazmak

Eğer daha önce aynı konu hakkında bir yanıt vermiş veya yorum yapmış olsanız bile, bir iş arkadaşınızı ‘Önceki mesajı oku, orada yazmıştım’ gibi bir cümleyle yanıtlamak kaba bir davranıştır. Eğer önceki mesajınıza gönderme yapacaksanız, karşınızdaki kişiyi e-postaları aratmak zorunda bırakmadan, o mesajı bulup, alıntı yaparak daha önceki mesajınızı hatırlatabilirsiniz.

 

6.Alaycı Olmakla Esprili Olmak Arasındaki Çizgiyi Tutturamamak

E-posta yazdığınız kişinin bir hatasını ya da eksiğini kullanarak onu küçük düşürecek şakalar yapmak size komik gelebilir ancak karşınızdaki kişi için bu tür e-posta mesajları okumak aynı keyfi vermez. Eğer şakalarınızdan karşı tarafın rahatsız olabileceğini düşünüyorsanız, bu tür iletiler yazmayın.

 

7.CC Alanını Şikâyet Amaçlı Kullanmak

Eğer bir konuda uygunsuz bir durumu üstünüze bildirmek istiyorsanız bunu doğrudan yapın. Bilgi bölümünde bir üstünüzün olduğu e-postalarda çalışma arkadaşınızı veya iş ortağınızı şikâyet eden bir üslup kullanmak hem taraflar, hem de yönetici açısından idare edilmesi zor bir durum yaratacaktır.  

 

8.‘Kızım Sana Söylüyorum, Gelinim Sen Anla’ Türü Dolaylı Mesajlar Yazmak

Eğer mesajınızı muhatabınız dışındaki kişilere duyurmak için dolaylı bir yol olarak kullanıyorsanız, bu yaptığınız iletişim açısından uygun değildir. Taraflar bu tür dolaylı uyarıları sizin düşündüğünüz şekilde anlamayabilir. Bu durumda hem uyarmak istediğiniz kişi uyarıyı anlamamış hem de ilgisi olmayan kişiye yanlış bir mesaj göndermiş olursunuz.

 

​9.Mesajın Alıcıları Arasında Yer Almayan Kişilerle İlgili Bilgi İçeren E-posta Yazmak

Eğer e-posta mesajınızda bir çalışma arkadaşınızla ilgili bilgi, yorum veya açıklama yer alıyorsa, onu da bu mesajdan bilgisi olacak şekilde alıcıların içine eklemeniz gerekir. Alıcıları içinde olmayan bir kişinin e-posta mesajında yer alması hem diğer posta alıcılarını hem de sizi zor durumda bırakabilir. Eğer böyle bir mesajın alıcısı durumundaysanız, mesajı gönderen kişiye bu tür mesajlardan rahatsız olduğunuzu iletebilirsiniz.